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【令和3年 介護報酬改定準備】特定事業所加算の指示(伝達)・報告の注意点

こんにちは、プロサポニュース部です!

令和3年4月に向けて協議が進んでいる介護報酬改定に向けた準備のため、特定事業所加算の要件についておさらいをしていきたいと思います!

本日は特にご質問が多い、『指示・報告』についてご紹介させて頂きます!

 

特定事業所加算の運用でつまづくポイント

特定事業所加算の取得後、運用する中で特に大変なのが『指示(伝達)・報告』の運用です。

この要件は、サービス提供責任者と訪問介護員の間の情報連携について評価する項目で、毎回サービス開始前に指示(伝達)を行い、サービス終了後にヘルパーからの報告を受けなければいけません。

※重度訪問介護は月に1回で良い

ほとんどの事業所で直行直帰となっている訪問介護員と、自らがサービス提供を行うこともあるサービス提供責任者が、それぞれ多忙を極める中で、サービスの都度連携を図ることは容易ではありません。

【要件】
〇サービス提供責任者が訪問介護員等に対して文書等による指示を行い、サービス提供終了後、担当する訪問介護員等から適宜報告を受けること

〇サービス提供に当たっては、そのつどサービス提供責任者が当該利用者を担当する訪問介護員等に対し、当該利用者に関する情報サービス提供に当たっての留意事項文書等の確実な方法により伝達を行うこと

〇伝達の内容は、少なくとも以下の事項について、その変化の動向を含めて記載(伝達)していること。


  ① 利用者のADLや意欲
  ② 利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望
  ③ 家族を含む環境
  ④ 前回のサービス提供時の状況
  ⑤ その他サービス提供に当たって必要な事項

※④は毎回必ず記載(伝達)すること(注;伝達内容が毎回「特変なし」等となっているような場合は、実質的には伝達(指示)を行っていないものとして返還(過誤)対象となる場合があります。(④以外の事項は、初回および変化があった場合のみ記載することで可)

指示(伝達)・報告を運用する上での問題点は?

指示(伝達)・報告を運用する上で多く頂いている相談内容は以下の通りです。

【相談内容】

①サービス提供責任者自身もサービスに出ており、サービス提供ごとに指示(伝達)が出せない

②何度指導してもヘルパーから報告が来ない

③ご利用者の状態が変わらず、『特変なし』以外の言葉が見つからない

④電話でしか指示を出していない(文書等の確実な方法がとれていない)

⑤運用するのに手がいっぱいで、誰の分が抜けているのか毎日管理できない

この様なご相談を多数いただいており、結果として、指示(伝達)報告が抜けている状態で特定事業所加算の取得を続け、実地指導で返還を求められる状態に陥ってしまっている事業所が多く存在します。

指示(伝達)・報告は、リアルタイムに運用しなければならず、過去にさかのぼって記録を行ってはいけません。(書類の偽造であり、この状態で特定事業所加算の請求を行った場合不正請求になってしまう)

実地指導返還チェックシート資料

不正なく指示(伝達)報告を運用するためには?

前項でお伝えした通り、指示(伝達)・報告はリアルタイムに実施されなければいけません。

リアルタイムに実施するためのポイントは以下3つです!

 

【指示(伝達)報告運用のポイント】

①運用状態を把握するために管理する

②指示(伝達)を出す時間を決める

③抜けてしまった場合、即日対応できる方法を考えておく

 

この中でも最も重要なのは管理することです。

現在、指示(伝達)報告の運用には、多くの介護ソフトが入力できるよう対応している状態です。

どの介護ソフトやシステムを使用していても、『適正に運営できているか』の管理は行わなければいけません。

また、介護ソフトやシステムの会社は、『適正に運営できているか否か』まで見ていませんので、しっかりと自分たちで運用できているか否かを把握しなければいけません。

指示(伝達)報告管理についての参考資料

まとめ

本日は、特定事業所加算の中でもっとも運用が困難な指示(伝達)・報告についてご紹介をしてまいりました!

次回は、運用が正しくできていない場合、実地指導で返還額が1番大きくなる『健康診断』についての運用上の注意点をご紹介します!

 

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