実地指導とは？監査との違いや引っかかるケースを徹底解説！

実施指導とはサービスの質の確保や介護給付の適正化などを目的に、都道府県や市町村が介護事業所に出向き、運営状況や記録といった事業所の実態を確認する指導のことをいいます。

実地指導に引っかかってしまうと、ペナルティを課されるケースもあるので最低限の知識を持っていないと介護事業所を運営できなくなることもあります。

また、実地指導にはよく似た監査というものもありますが、この違いについてもわからない方は多くいます。

この記事では、実地指導がおこなわれるタイミングや必要な書類、指導と監査の違いについて詳しく解説をしていますので、事業所を管理されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

実地指導(運営指導)とは

実地指導とは介護保険法に基づき、行政機関が事業所に対して適正な事業運営が実施されているかを指導するものです。

また、実地指導は2022年に名称が変更になる前の呼び方で、現在は運営指導という名称に変更されています。なぜ運営指導という名称に変わったかは、以下で詳しく解説をします。

実地指導の目的｜介護事業所のサービスが適正か確認

実地指導は地方自治が担当する行政指導という立場から、介護事業所が適正にサービスを提供しているかを確認や指導することを目的としています。

実地指導で求められることは、介護事業所でのサービスの質の確保と保険給付の適正化です。実地指導においては行政との積極的なコミュニケーションを図り、最適な運営を目指すために有意義に意見交換をおこなうことが大切です。

実地指導から運営指導へ名称変更となった経緯｜オンライン普及の影響

2022年度(令和4年)に、それまでの「実地指導」から「運営指導」に名前が変更されました。

変更になった理由は、指導に際しオンライン会議ツールの活用が明記され、必ずしも実地でおこなわれるものではなくなったため、名称が運営指導に変更されました。

実地指導と監査の違い｜任意か強制か

行政機関がおこなう指導には運営指導とは別に監査と呼ばれるものがあります。監査とは事業所に運営基準違反や介護報酬の不正請求が認められる場合、そのおそれがある場合におこなわれる強制調査になります。

行政は違反や不正等の事実関係を明確にした上で、それらが認められる場合は勧告または指定取消等の行政処分を受けます。指導はあくまで、事業所等の任意の協力によるものになります。監査には強制力がある点が最も大きな違いです。

実地指導で違反や不正等の疑いがあった場合は、実地指導では立入検査ができないので、途中で監査に切り替えて事実確認をおこなうケースもあります。

実地指導で引っかかるとどうなる？5つのパターンを解説

実地指導では違反や不正などで引っかかるケースもあります。以下で、実地指導で引っかかった場合には、どのような手続きがとられるかについて詳しく解説をしています。ぜひ、参考にしてみてください。

1.口頭または文書指導

実地指導の中で何らかの違反が発見された時に、その場でおこなわれるのが事実上の指導になります。また、勧告までに至らない軽微な不具合等があった場合に口頭で指導を受けた場合でも、後日書面が交付されることもあります。

事業所運営にとっては非常に重要な指摘ですが、これによって改善報告の義務が発生する訳ではありません。しかし、中には書面指導といって指導内容を記載の上で、改善や報告期限と共に改善を求められるケースもあります。

2. 改善勧告

実地指導の結果、指定の際に指示した条件に反していたり、運営基準を満たさなくなっているような場合は期限を定めて是正を勧告をされる場合があります。都道府県知事は、改善勧告をした場合において、勧告を受けた介護事業所が期限内に従わなかった時は、その事実を公表することが可能です。

公表は、地方公共団体のホームページに事業所の名称、場所、改善命令の内容を掲載する方法でおこなわれます。

3. 改善命令

都道府県知事は、勧告を受けた介護事業所が正当な理由なく勧告に関わる措置をとらなかった時は、当該介護事業所に対して、期限を定めて、勧告に関わる措置を取るべきことを命じることができます。改善命令が出された場合は改善勧告の場合と異なり、必ず公示されます。

4. 指定の効力の停止または指定取消し

指定取り消しは介護事業所において最も重い処分です。介護事業所は都道府県知事から指定を受けて介護保険法上の介護事業をおこなっています。この指定がなくなってしまうと、介護事業所は介護保険法上の介護事業を営むことができなくなってしまいます。

具体的には以下の事情が判明した場合に指定の取り消しや指定の効力停止となります。

1. 指定事業者の指定禁止事項に該当するに至った
2. 指定にあたって定めた条件に違反した
3. 運営基準を満たさなくなった

以上が指定の取り消しや指定の効力停止になりえる事情なので、必ず守ることが大切です。

5. 介護報酬の返還金や加算金の発生

実地指導の結果、事業者が偽りその他不正行為によって保険給付を受けていたことや報酬請求の要件を欠いていたことが判明した場合には、市町村は事業所から給付の全部または一部を徴収することができます。

具体的なケースとしては、介護報酬を請求する基礎となっている介護サービスの提供が書類上で認められない場合、加算を受けているにも関わらず加算の要件を満たしていないなどが、返還金や加算金の問題に発展します。

実地指導でおこなう内容

実地指導でおこなう内容はケアマネジメントプロセスに基づくサービスが実施されているかを確認することにあります。実地指導での主な内容は大きく分けて2つあります。

以下で詳しく解説をしますので、ぜひ参考にしてみてください。

運営指導

運営指導は高齢者虐待防止、身体拘束禁止の観点から防止の取組の促進について指導するものです。また、それらをおこなうことで利用者に与える影響の理解についても指導することも目的としています。

報酬請求指導

報酬請求指導は、各種加算については以下の通りになっています。

1. 報酬基準の基づいた実施体制の確保
2. 一連のケアマネジメントプロセスに基づいたサービス提供
3. 多職種との協働によるサービス提供の実施

これらの基本的な考え方や基準に定められた算定条件に基づいた運営や請求がおこなわれているかを確認します。ヒアリングにより不適切な請求の防止とケアへの質の向上を目的とする指導になります。

実地指導がおこなわれるタイミング

実地指導のタイミングは都道府県や市町村ごとに異なります。これは、介護事業所を管轄する自治体により実地指導の方針や費やせる時間と労力が違うからです。どのタイミングで実地指導があるのかは自治体によって違いますが共通しているのは、実地指導施行の通知が介護事業所に届くことです。

管理者は自身の介護事業所にいつ実地指導がおこなわれてもいいように、普段から適切なサービス提供に努めることが大切です。

実地指導で提出をもとめられる書類一覧

実地指導には、以下のような書類の提示や提出が必要になります。事業所を管理されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

事前または当日に必要な提出書類

提出書類は以下になります。

1. 自主点検表(様式は、各都道府県や市町村のホームページに掲載されています)
2. 運営規定
3. 重要事項説明書、施設パンフレット、契約書
4. 職員の勤務体制、勤務形態一覧
5. サービス提供に関する調書
6. 緊急時や事故発生時、苦情対応のマニュアル

当日に見せる書類

当日に見せる書類は以下になります。

1. 職員の勤務関係書類(出勤簿、勤務状況がわかるもの)
2. 資格証または資格証の写し
3. 事故発生や苦情処理の対応状況がわかる資料
4. 研修実施状況がわかる資料
5. 介護給付費請求書、介護給付費明細書
6. 請求書または領収書の控え
7. サービス計画書
8. サービス提供の記録

実地指導の提出、提示書類は都道府県、市町村でも違います。実地指導を受ける前に必ず、事業所を管轄する自治体のホームページを確認しておくことも大切です。

実地指導にいつでも対応できるよう書類準備を徹底しましょう

実地指導では介護事業所の運営状況や記録や実態をチェックされます。自治体から通知が届いてから、実地指導に向けた準備をすることも必要ですが、日々の業務の中でコンプライアンスを遵守する体制を作っておくことが大切です。

実地指導に向けて、いつでも対応できるように提出、提示書類を徹底して準備をしておきましょう。しかし、介護保険制度や介護報酬の仕組みは複雑で全てを理解しておくことは大変です。そのため、介護報酬の改定や介護保険制度が変わった際には小まめにチェックを欠かさず変化に対応できる体制を作っておくことが理想になります。