【特定事業所加算】定期的な会議開催の算定要件を満たすためには？開催方法や議事録の様式例も解説

特定事業所加算を算定するためには、定期的な会議を開催する必要があります。しかし、開催する頻度や会議の内容に関する細かいルールも多く、特定事業所加算を算定することに不安を抱えている施設管理者も多いのではないでしょうか。

この記事では、定期的な会議の開催に関する細かい条件についてわかりやすく解説します。この記事を読むことで、会議の開催方法だけでなく、議事録の様式例や実地指導時に注意すべきポイントもわかります。

14項目ある特定事業所加算の算定要件のうち、全ての特定事業所加算で求められる要件の一つが「定期的な会議の開催」です。そのため、これから特定事業所加算を算定する訪問介護は、定期的な会議に関する細かいルールについて正確に理解しておく必要があるでしょう。

特定事業所加算の取得には会議の定期的な開催が必要

特定事業所加算とは、サービス品質の高い訪問介護事業所や重度者へ対応できる訪問介護事業所が算定できる加算です。特定事業所加算には、（Ⅰ）〜（Ⅴ）の5種類があり、それぞれ算定要件が異なります。

特定事業所加算を算定するためには、定期的な会議を開催する必要が有ます。しかし、開催する頻度や会議の内容に関する細かいルールも多く、特定事業所加算を算定することに不安を抱えている施設管理者も多いのではないでしょうか。

14項目ある特定事業所加算の算定要件のうち、すべての特定事業所加算で求められる要件のひとつが「定期的な会議の開催」です。そのため、これから特定事業所加算を算定する訪問介護事業所は、定期的な会議に関する細かいルールについて正確に理解しておく必要があるでしょう。

その他、特定事業所加算の算定要件については、以下の記事にまとめています。特定事業所加算の算定要件について詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。

【令和6年最新版】訪問介護における特定事業所加算の算定要件とは

定期的な会議の開催をおこなう目的は？

特定事業所加算の算定に必要な定期会議は、2つの目的を達成するために開催しなければいけません。

2つの目的とは、「利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を伝達するため」または「訪問介護員等の技術指導のため」です。このどちらかを達成するために開催された会議でなければ、特定事業所加算の算定要件を満たせないため注意しましょう。

ここでは、定期会議を開催する目的について、具体例を交えつつ詳しく解説します。

利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を伝達するため

定期的な会議を開催する目的のひとつは、利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を伝達することです。

毎月1回の会議を開催する中で、利用者に関する情報を伝達する時間として確保することも可能です。その時間内で、サービス提供責任者から各訪問介護職員へ、各利用者の留意事項などの情報を伝達します。

「利用者に関する情報とサービス提供時の留意事項を伝達するため」または「訪問介護員等の技術指導のため」です。このどちらかを達成するために開催された会議でなければ、特定事業所加算の算定要件を満たせないため注意しましょう。

利用者の体調や住環境の変化など、訪問介護職員全体で把握しておかなければいけない情報を共有するための場として活用します。

例えば、毎月1回の会議を開催する中で、利用者に関する情報を伝達する時間として確保することも可能です。その時間内で、サービス提供責任者から各訪問介護職員へ、各利用者の留意事項などの情報を伝達します。ただし、会議中に伝達した留意事項や情報は議事録に残しておきましょう。

訪問介護員等の技術指導のため

訪問介護員等の技術指導を目的として、定期的な会議を開催することも可能です。

サービス提供責任者が主催した定期会議には、すべての訪問介護員が参加する必要があります。そのため、サービス提供責任者が必要と判断した研修を定期会議の中で開催し、全訪問介護職員の技術向上を図ることも可能です。理学療法士、作業療法士、言語聴覚士、介護支援専門員、介護予防・日常生活支援総合事業のサービス担当者および保健師等となること。

例えば、毎月する定期会議の中に、毎回30分の研修時間を設けて、月毎にテーマの異なる研修を開催しても問題ありません。また、職員の技術向上を目指した研修を実施する会議と利用者の留意事項を伝達するための会議を交互に開催する方法もあります。

会議の目的を決定する際には、各事業所の実態に合わせて、目的を柔軟に変更させるとよいでしょう。サービス担当者等において介護支援専門員から情報を把握する等の方法が考えられる。

毎月する定期会議の中に、毎回30分の研修時間を儲けて、月ごとにテーマの異なる研修を開催しても問題ありません。また、職員の技術向上を目指した研修を実施する会議と利用者の留意事項を伝達するための会議を交互に開催する方法も有ます。

算定要件を満たすための会議開催時のポイント

定期会議を開催する際には、会議を開催する頻度や開催方法について、注意すべきポイントがあります。注意点を理解しないまま会議を開催すると、運営指導時に「特定事業所加算の算定要件を満たしていない」と判断される可能性もあるでしょう。ここでは、定期会議を開催する際に注意すべきポイントについて解説します。

定期的な会議は月に1回以上開催する必要がある

原則として、定期的な会議は毎月1回以上開催する必要があります。また、月に1回以上であれば、何回開催しても問題ありません。

例えば、月に1回の会議内で、利用者の留意事項を共有する時間と訪問介護員向け研修の時間を確保する方法もあります。また、月に2回の定期会議を開催し、1回は利用者の留意事項を共有するための会議で、もう1回は訪問介護員向け研修を実施する会議として開催することも可能です。

各事業所の実態を考慮して、毎月1回以上の定期会議を開催できるように計画を立てましょう。

全員集まれない場合は複数回の開催も可能

特定事業所加算の算定要件である会議には、すべての訪問介護員が参加しなければいけません。仮に、参加していない訪問介護員が議事録を確認したとしても、会議の場に参加していなければ、要件を満たしたことにはならないため注意しましょう。

しかし、毎月開催する会議に、すべての訪問介護員が同時参加できない事業所もあります。その場合、サービス提供責任者ごとにいくつかのグループに分けて開催することも可能です。

例えば、定期会議で「排泄介助に関する研修会」を開催したとします。しかし、勤務の都合で約5名の訪問介護員が参加できませんでした。この場合、後日参加できなかった5名の訪問介護員を集めて「排泄介助に関する研修会」を再度開催することも可能です。

定期会議は1ヵ月で何回開催しても問題ありません。同じ日に訪問介護員の全員が参加できないとわかっている場合、あらかじめ複数回開催することを予定して、参加可能な日に参加してもらってもよいでしょう。

会議の議事録は必ず残す

特定事業所加算を算定している事業所は、運営指導時に定期会議の議事録を確認されます。会議の内容は、必ず議事録に残して保管しておきましょう。

定期会議は、すべての訪問介護員が参加する会議です。そのため、不参加者が議事録で会議内容を確認することはありません。一部の職員が、「定期会議は全員参加だから議事録は不要だ」と誤って理解している可能性もあります。

運営指導時に、定期会議の議事録が確認できないと「会議を開催していなかった」と判断される可能性もあります。確実に議事録を残して保管するように、職員にも呼びかけておきましょう。

オンラインでの会議開催も可能

毎日の業務がある中で、すべての訪問介護員を集めて、定期的な会議を実施できない事業所も多いでしょう。そこで、前回の介護報酬改定によって、定期会議の開催方法としてテレビ電話等のICTの活用が可能となりました。

テレビ電話等を活用すれば、訪問介護員がどこにいても会議に参加できるため、定期会議を開催しやすくなります。ただし、定期会議の内容を録画して視聴するだけでは「要件を満たしていない」と判断される可能性もあるため注意しましょう。

訪問介護員のスケジュール調整が困難な訪問介護事業所は、オンラインでの定期会議開催をおすすめします。

運営指導で確認される書類

特定事業所加算を算定している事業所は、運営指導時に必要書類を提出し、算定要件を満たしているか指導担当者にチェックされます。

運営指導時に求められる書類は各自治体で若干異なりますが、定期会議に関しては以下の書類を要求される場合が多いようです。

運営指導時に確認しておくべきポイント

運営指導時には、必要書類に記載されている内容にも注意しなければいけません。特に注意しておくべきポイントは以下の4点です。

• 会議目的が利用者に関する情報、サービス提供にあたっての留意事項の伝達、当該指定訪問介護事業所におけるヘルパー等の技術指導になっているか
• 少なくとも月に1回以上開催しているか
• 所属する全従業員が参加しているか
• 会議の詳細が記載された議事録が残っているか

会議を開催する目的や頻度などの細かい内容も確認できます。この記事で解説したポイントを参考に、書類を確認するとよいでしょう。

まとめ：特定事業所加算の算定には定期的な会議が必須

今回は、特定事業所加算の算定要件である「定期的な会議の開催」について詳しく解説しました。

定期的な会議は、すべての特定事業所加算において求められる算定要件です。これから特定事業所加算を算定する訪問介護事業所は、必ず細かいルールを確認しておきましょう。

業務を圧迫しない程度に無理のない定期会議を開催し、特定事業所加算を算定し続けられるようにしましょう。