訪問介護の運営指導（実地指導）とは？必要書類や注意点を解説

運営指導では、各事業所の運営が適切に行われているか確認します。しかし、数年に1回しか実施されないため、指導内容や必要書類などについて心配する経営者も多いでしょう。

この記事では、訪問介護の運営指導時における必要書類や注意事項について解説します。この記事を読むことで、運営指導について理解できるだけでなく、運営指導前にチェックすべきこともわかります。

運営指導（実地指導）とは？

運営指導は、事業所運営のサポートを目的として実施されます。厚生労働省の資料「介護保険施設等 運営指導マニュアル」によると、運営指導の目的について以下のように記載しています。

引用：厚生労働省「介護保険施設等 運営指導マニュアル」

もともと運営指導は「実地指導」と呼ばれていました。そのため、現在でも運営指導のことを「実地指導」と呼んでいる方もいるでしょう。

2022年からオンラインツールを活用した指導も実施できるようになり、必ずしも実地で行う必要がなくなったことから「運営指導」と名称が変更されました。名称が変更されただけで、目的や内容は実地指導の頃から変わりません。

また、監査と運営指導は異なります。監査とは、事業所に運営基準違反や介護報酬の不正請求等が認められる場合、またそのおそれがある場合に行われる調査のことです。運営指導は、調査をするのではなく指導を行うものなので、目的と内容が異なる点を理解しておきましょう。

実地指導や監査との違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。詳しくはこちらをご参照ください。

実地指導から運営指導に名称が変更！引っかかるとどうなるのか、監査との違いについても解説！

運営指導はおおよそ6年に1回実施される

運営指導は、原則として指定または許可の有効期間内に少なくとも1回以上実施します。訪問介護事業所の場合は、指定期間が6年となるため、おおよそ6年に1回以上の頻度で実施されると理解しておきましょう。

ただし、地域の状況や必要性などに照らし合わせて、実施回数を増やす場合もあります。例えば、新規事業の開業後、報酬改定によって大幅な変更が行われた後などのタイミングが挙げられます。

一方、居住系サービスや施設サービスの場合は、3年に1回以上の頻度で実施されるため、隣接する施設を運営している場合は注意しておきましょう。

運営指導の流れ

運営指導は、指導実施の通知・事前資料の提出・運営指導の実施・指導結果の通知という4つのステップで実施されます。それぞれ、どのような流れで実施されるか解説します。

1.指導実施の通知

運営指導を実施する場合、原則1ヶ月前までに事業所に事前通知が届きます。事前通知には、運営指導の目的や根拠法令などが示されています。通知に記載される内容については以下のとおりです。

【通知内容】

• 運営指導の根拠規定及び目的
• 運営指導の日時及び場所
• 指導担当者
• 介護保険施設等の出席者（役職名で可）
• 準備すべき書類等
• 当日の進め方、流れ等（実施する運営指導の形態、スケジュール等）

引用：厚生労働省「介護保険施設等 運営指導マニュアル」

原則として、運営指導は1ヶ月前までに事前通告を行ってから実施することとなっていますが、緊急時などに速やかな状況確認が必要となった場合は、事前通知を行わずに運営指導を実施する場合もあるため注意しましょう。

2.事前資料の提出

運営指導を実施する場合、運営指導前に事前資料を提出する必要があります。厚生労働省の資料によると、訪問介護の運営指導時に求められる提出書類は以下のとおりです。

【訪問介護の事前提出書類】

• 重要事項説明書（利用申込者又は家族の同意があったことがわかるもの）
• 利用契約書
• 勤務体制一覧表
• 訪問介護員等の資格証
• 管理者の雇用形態が分かる文書
• 緊急時対応マニュアル
• 運営規程
• 研修計画、実施記録
• 業務継続計画
• 研修及び訓練計画、実施記録
• 感染症及び食中毒の予防及びまん延防止のための対策を検討する委員会名簿、委員会の記録
• パンフレット／チラシ

参考：厚生労働省「確認項目及び確認文書」

上記の文書は、実地指導で確認される書類の中から事前提出を求められる可能性のある書類をピックアップしたものです。実際に事前提出を求められる書類は自治体ごとに異なる場合もあるため注意しましょう。

3.運営指導の実施

運営指導は立入検査ではなく、必要かつ的確な行政指導を行うことを目的に、事業所の任意協力によって実施されます。運営指導当日は、以下の流れで実施されます。

1.あいさつ及び説明

運営指導の根拠法令、各担当者の自己紹介及び役割分担、当日の流れの説明、終了予定時刻、運営指導結果についての留意事項等について説明があります。

2.事業所内見学

設備基準、掲示物等の確認のため、必要に応じて事業所内を見学されます。

3.書類審査及びヒアリング

関係書類の審査と担当職員へのヒアリングがおこなわれます。

4.講評

運営指導当日に確認できた状況について講評されます。なお、正式な運営指導結果については、後日文書により通知されます。

参考：太田市「運営指導当日における流れの概要」

自治体の方針や事業所の状況等によって運営指導当日の流れが変更される場合もありますが、原則として上記の流れに従って運営指導が実施されます。

4.指導結果の通知

運営指導後、各自治体から指導結果の通知が届きます。指導の結果は、文書指導、口頭指導、助言という3つの種類があり、それぞれ指摘された事項に対して運営方法を改善しなければいけません。

指摘内容によっては、後日改めて書類の提出を求められる可能性もあります。仮に、運営指導後も改善が確認できない場合は、指導監査に切り替えて施設に行政調査が入る場合もあります。必要書類の提出を求められた場合には、速やかに必要書類を提出しましょう。

訪問介護の運営指導では何を確認される？

運営指導は、さまざまな介護サービス事業所で実施されています。そのため、各事業所によって確認すべき事項が異なっています。では、訪問介護で運営指導を実施する場合、どのような点が確認されるのでしょうか。ここでは、厚生労働省の資料をもとに訪問介護の運営指導で確認されるポイントについて詳しく解説します。

個別サービスの質に関する事項

訪問介護の運営指導で確認される事項は、大きく2つに分類されます。個別サービスの質に関する事項に関する確認項目は以下のとおりです。

【個別サービスの質に関する事項】

• 利用申込者又はその家族への説明と同意の手続きを取っているか
• 重要事項説明書の内容に不備等はないか
• サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか
• サービス担当者会議等を通じて介護支援専門員や他サービスと連携しているか
• 居宅サービス計画に沿ったサービスが提供されているか
• 訪問介護計画にある目標を達成するための具体的なサービスの内容が記載されているか
• 日々のサービスについて、具体的な内容や利用者の心身の状況等を記しているか
• 居宅サービス計画に基づいて訪問介護計画が立てられているか
• 利用者の心身の状況、希望及び環境を踏まえて訪問介護計画が立てられているかなど

引用：厚生労働省「確認項目及び確認文書」

個別サービスの質を確保するための体制に関する事項

訪問介護の運営指導で確認されるもう一つの項目は、個別サービスの質を確保するための体制に関する事項です。詳しい確認項目は以下をご参照ください。

【個別サービスの質を確保するための体制に関する事項】

• 利用者に対し、訪問介護員等の員数は適切であるか
• 必要な資格は有しているか
• 管理者は常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か
• 被保険者資格、要介護認定の有無、要介護認定の有効期限を確認しているか
• 利用者からの費用徴収は適切に行われているか
• 領収書を発行しているか
• 医療費控除の記載は適切か　など

引用：厚生労働省「確認項目及び確認文書」

訪問介護における運営指導の注意点

運営指導時には、介護報酬改定による変更内容にも注意しておかなければいけません。特に訪問介護の場合、令和3年の介護報酬改定によって看取り期の対応や加算の内容などが変更しているため注意しましょう。ここでは、訪問介護における運営指導時の注意点について解説します。

看取り期の対応

令和3年の報酬改定以降、看取り期の利用者に訪問介護を提供する場合には、訪問介護に係る2時間ルールの運用を弾力化しています。2時間ルールとは、2時間未満の間隔で訪問介護が行われた場合には、それぞれ合算した時間数を提供したものと判断されるルールのことです。

しかし、看取り期に該当する利用者の場合、訪問介護を必要とする頻度が多くなる実態を踏まえて、2時間未満に複数回サービス提供を行ったとしても、合算せずにそれぞれの所定単位数を算定できるようになりました。

看取り期に該当する利用者へサービス提供している訪問介護事業所は、2時間ルールの適用について注意しましょう。

通院等乗降介助の見直し

令和3年の報酬改定によって、自宅以外の出発場所からでも通院等乗降介助を提供できるようになりました。

通院等乗降介助を算定している利用者がいる場合は、もう一度算定要件を見直しておくことをおすすめします。

特定事業所加算の見直し

特定事業所加算に関しては2点の変更事項があります。

1点目は、特定事業所加算（Ⅴ）が新たに算定できるようになったことです。令和3年以降に特定事業所加算（Ⅴ）を算定し始めた事業所は算定要件等をもう一度確認しておきましょう。

もうひとつの変更事項は、定期会議にテレビ電話等を活用できるようになったことです。新型コロナウイルスの流行によって、テレビ電話によって定期会議を開催している事業所も多いのではないでしょうか。テレビ電話で開催した場合は、リアルタイムで訪問介護員全員が参加し、議事録に残しておく必要があるため注意しましょう。

運営指導での指摘を避けるために厚労省の自己点検シートを活用しよう

運営指導時には、1ヶ月前には事前通知が送られてきます。しかし、1ヶ月で運営指導の準備が行えるか不安を感じている経営者も多いのではないでしょうか。

運営指導の準備について不安を抱えている方には、厚生労働省が公開している自己点検シートの活用をおすすめします。

厚生労働省は公式ホームページにて、運指指導の自己点検シートを公開しています。公式ホームページからExcelデータをダウンロードするだけなので、だれでも簡単に活用できます。

運営指導の有無にかかわらず、普段から自己点検シートを使って確認しておけば、運営指導時に慌てる心配もありません。自己点検シートについては以下のリンクからダウンロードいただけます。

厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアルについて」

訪問介護の運営指導でよくある事例

訪問介護で運営指導を実施する際に、どのような指摘を受けやすいのか気になっている経営者も多いでしょう。ここでは、実際に京都府が公開しているデータから、訪問介護事業所に対する運営指導の具体例をいくつか提示します。自事業所の運営を行う際にご活用ください。

【運営指導による介護報酬の算定誤りの具体事例】

• 2時間未満の間隔で連続してサービスを提供したにもかかわらず、それぞれ算定していた。
• 居宅サービス計画及び訪問介護計画に位置付けられていない深夜の時間帯に、訪問介護のサービスの提供を行っている事実を確認した。
• 訪問介護事業所と同一の敷地内のケアハウスに居住する利用者に対し訪問介護を行ったにもかかわらず、同一建物等減算をせずに算定していた。
• 常勤のサービス提供責任者を２名以上配置していないにもかかわらず、特定事業所加算（Ⅰ）を算定していた。 
• 受入実人数が 3 ケ月間の平均で４０名を超過していたにもかかわらず、サービス提供責任者を一人以上配置していなかった。

引用：京都府「運営指導による介護報酬の算定誤りの具体事例」

特に、加算の算定について指導を受ける事業所が多いようです。自事業所で算定している加算に関しては、算定要件を今一度確認し、過去の記録等と照らし合わせることをおすすめします。

まとめ：訪問介護の運営指導では加算関係の書類に注意

今回は、訪問介護における運営指導時の注意点について解説しました。

運営指導は、介護サービス事業所が適切に運営できるようにサポートする目的で実施されます。

訪問介護の運営指導は、おおよそ6年に1回以上の頻度で実施されます。ただし、介護報酬改定の状況や各事業所の変化によっては6年に1回以上実施される場合もあるため注意しましょう。

運営指導時には、数多くの確認書類がありますが、可能であれば厚生労働省の自己点検シートなどを活用して普段から書類を確認しておくことをおすすめします。普段から必要書類を準備しておくことで、運営指導時にも落ち着いて対処できるでしょう。

特に、介護報酬改定でルールが変更された箇所には注意が必要です。報酬改定で変更された加算については、重点的に確認しておくことをおすすめします。