実地指導（実地検査）で事前提出が求められる資料とは

こんにちは！プロサポニュース部です！

本日は前回に引き続き実地指導（実地検査）について、事前に提出が求められる書類についてご紹介をしていきます！

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実地指導について

自治体が行う通常の実地指導（実地検査）は、毎年度計画として事業所が選定され実施されます。

原則は3年に1回の実施が自治体へ義務付けられていますが、これを実施できている自治体とそうではない自治体に分かれているのが現状です。

また以下に記した選定方法の他に、『指定更新をむかえる1年前後』で実地指導に入ることも多くなってきている様ですので、指定更新を控えている事業所の方はより一層気を引き締める必要があります。

◆参考資料：東京都の実地指導方針掲載先

【実地指導（実地検査）までの流れ】

①実地指導の通知

電話にて連絡があり、その後書面にて通知が届く場合と、電話が無く突然書類が届く場合があります。

また、事故や苦情が発端であり、自治体が必要と認めた場合は当日書面を持参して実施されることもあります。

②事前資料の提出

通知書面の中に、実地指導をむかえる前までに提出を求められる書類が有ります。

提出が求められる書類は、重要事項説明書や計画書等、運営基準を満たしているかということが確認できる書類です。

③実地指導当日

通知に記載のある日時に自治体担当者が来訪し書類を確認します。当日準備すべき書類は、通知の中の案内に記載がされています。

④口頭指導及び改善指示

実地指導当日に確認された軽微な指摘事項は『口頭指導』と呼ばれ、口頭指導を受けた後即日改善を実施する必要があります。

⑤書面指導及び改善指示

実地指導後1か月程度で、結果と共に改善事項がある場合は改善指示書が送付されてきます。

⑥改善報告書及び改善根拠資料の提出

改善指示書に記載のある事項は速やかに改善が求められ、その改善が分かる書類と共に改善したことを自治体へ報告しなければなりません。

⑦自治体での受領確認にて完了

通知から完了までの期間は概ね2か月～3か月間となっており、実地指導当日が終わった後も適正な運営を続け、改善報告書の提出を行わなければいけません。

実地指導（実地検査）事前提出資料

多くの自治体が事前提出資料を求めており、その主な書類は以下の通りです。

①勤務形態一覧（直近3か月）

②契約書・重要事項説明書・運営規定のひな型

③運営基準点検書

※自己点検票等呼び方は異なりますが、年に1回は事業所の運営を確認するために用いる書類と同じ書類の提出が求められる事が多いです。

④利用者台帳等、介護度、人数、加算の取得状況が分かる書類

上記4点の他、個別計画書、アセスメント、モニタリング等の実際の運用書類が求められる事もあります。

また、上記①～④の提出を求めない自治体も有りますので、1度ご自身の事業所を担当する自治体のホームページをご確認ください。

【事前提出資料の例】

◆大阪市：事前提出資料掲載先

◆愛知県：事前提出資料掲載先

事前提出資料で自治体がチェックしている項目

実地指導（実地検査）において事前提出資料を提出する意味は、以下の２点です。

①当日確認すべきポイントを絞ること

②運営基準に違反が無いか確認するため

重要事項説明書や運営規定、人員基準等は、事前提出書類をもとにチェックを実施し、実地指導（実地検査）当日は改善指導だけに絞ることで、介護給付費の適正な算定を行うための運用が出来ているか確認することに注力出来ます。

次に、書類ごとに何を確認しているかをご紹介します。

①勤務形態一覧（直近3か月）

常勤換算2.5以上あるか、資格保持者が勤務しているか等の確認を行い、当日はこの勤務形態一覧をもとに記載通りの資格証が有るか等の確認が入ります。

②契約書・重要事項説明書・運営規定のひな型

運営基準に定められた内容の記載があるか、現状の実態と一致しているかの確認があります。

③運営基準点検書

運営基準に定められた運営が出来ているか、内容を理解しているか等の確認のために提出が求められ、ここで不適切な運用をしていると認められれば、当日はそのポイントの確認がメインに実施されます。

④利用者台帳等、介護度、人数、加算の取得状況が分かる書類

人員基準が守られているか、加算の取得者ごとに加算要件は満たしているか等の確認が入ります。ここで加算の取得がある利用者（初回加算等）は、当日その要件を満たしているかの確認が実施されます。

このほか、介護計画などの書類が求められる様であれば、その作成実施日が適切か等の確認が実施されます。

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まとめ

本日は実地指導（実地検査）について、事前に提出する書類や当日確認のある書類についてご紹介をしてきました。

次回は、実地指導当日の流れや確認書類等について詳しくご紹介をしてまいります！

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