特定事業所加算の算定要件！会議開催にあたっての『困った』はこう乗り切る！

こんにちは、プロサポニュース部です！
前回に引き続き、特定事業所加算の算定要件についてご紹介をしていきたいと思います。

今回は、特定事業所加算の体制要件の１つである『定期的な会議の開催』についてです。

会議開催の要件と注意点

特定事業所加算の体制要件と呼ばれる項目には、以下の４つがあります。

① 訪問介護員等ごとの研修計画策定・実施
具体例と書式はこちら：特定事業所加算の研修実施と例

② 次に掲げる基準に従い、指定訪問介護が行われていること
〇定例会議
利用者に関する情報もしくはサービス提供にあたっての留意事項の伝達または当該指定訪問介護事業所におけるヘルパー等の技術指導を目的とした会議を定期的に開催すること。
具体例と注意点はこちら：会議の注意点とよくある不備の対策

〇指示・報告
指定訪問介護の提供にあたっては、サービス提供責任者が、利用者に関する情報やサービス提供にあたっての留意事項を文書等の確実な方法により伝達してから開始するとともに、サービス終了後、担当するヘルパー等から適宜報告を受けること。
具体例と注意点はこちら：指示報告の注意点と対応策

③ 当該指定訪問介護事業所のすべてのヘルパー等に対し、健康診断等を定期的に実施すること。
実施のポイントと注意点はこちら：健康診断のポイントと注意点

④ 指定居宅サービス等基準第29条第6号に規定する緊急時等における対応方法が利用者に明示されていること。

特定事業所加算のⅠ～Ⅲの取得には、共通してこれら４つの要件を満たす運用を行うことが必要です。

申請時、実地指導時に確認される書類

自治体により多少の違いはありますが、主に以下の書類が確認されることとなります。

〇年間の会議予定
〇議事録
〇実績がある場合は資料、参加表等の実施と全員参加したことが分かる書類

申請時にも、会議を開催した実績を求められ『開催時の資料と議事録、全職員が参加したことの分かる参加表を提出してください』と言われることがありますので注意が必要です。

申請時に年間の会議予定確認が有る理由は、要件の中で『技術指導を目的とした会議』と明記されていることから、研修として混在して実施してしまっているケースがあるためです。

研修と会議は別々に考え、それぞれの要件を満たす運用を行わなければなりません。

また、実地指導の際には主に以下の4点が確認されることとなります。

〇会議目的が利用者に関する情報、サービス提供にあたっての留意事項の伝達、当該指定訪問介護事業所におけるヘルパー等の技術指導になっているか
〇少なくとも月に1回以上開催しているか
〇所属する全従業員が参加しているか
〇会議議事録に会議の詳細が記載されているか

これらが、書面をもって確認できる運用を行うことが大切です。

会議開催の困った！①全社員が集まれない場合の開催方法

皆様からご相談頂く中でもっとも多いのが『サービスのために1度に集まることが出来ない』『サービスの調整がつかず、集まりが悪い』といった、訪問介護事業所ならではのご相談です。

会議は、必ずしも1回で全従業員を集める必要はありません。

主となる開催日を決定し、その日に出席できない職員には、同月内に同様の内容で開催、共有を行うといった場合も参加したと認められます。

この場合の注意点としては、以下です。

〇会議の参加日時をそれぞれ記録に残すこと
〇議事録は、開催の都度残すこと

※主となる会議が1回、個別に開催・共有したのが3回であれば、４つの議事録が必要です

また、法人によってはWEB会議の導入等、対面以外の方法で実施されているところもありますので、法人、事業所の状況によって工夫することが必要です。
〇会議の開催について相談がある場合はこちら：無料相談フォーム

会議開催の困った！②何をやればいいのか分からない

会議議題についての定めはありませんが、会議の目的は以下２つのいずれかである必要があります。

〇利用者に関する情報、サービス提供にあたっての留意事項の伝達
〇当該指定訪問介護事業所におけるヘルパー等の技術指導

特に②については研修とされ混在されやすく、実地指導でも多くの指摘がある項目です。
例えば『ヘルパーの技術向上のために食中毒の研修を行った』という場合は、研修を行ったとみなされ特定事業所加算における会議開催の要件を満たしたと捉えられない場合があります。

特定事業所加算における会議開催は、『あくまで会議』であることから、

〇担当利用者別にご利用者様の抱える疾患からサービスにあたっての注意点を共有する（留意事項の伝達）
〇担当利用者別の住宅環境から、危険のない移乗介助を共有する（技術指導を目的とした会議）

等、研修とはしっかりとすみ分けた議題の設定が必要です。

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 まとめ

新型コロナウイルスの世界的な流行の影響を受け、会議の開催については今まで以上に多様性が求められる事となりました。

昨今のご相談には、『開催方法を対面でなくしたい』『ウェブ会議を導入したい』等の、パソコンを活用した運用方法を検討される法人さんも多くみられます。

法人、事業所ごとに適した運用方法を選び、開催する側も出席する側も、どちらも無理なく実施できる環境をご提案させていただきますので、お気軽にご相談ください！

〇無料相談はこちらから：相談受付フォーム

心よりお待ちしております！

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